Un proposal software, c'est quoi ?

Les proposals software prennent une importance significative pour les entreprises lorsqu’elles procèdent régulièrement à l’envoi de documents commerciaux, et ont ainsi une forte valeur dans la structuration de l’offre d’une société.

À noter que plusieurs autres dénominations sont utilisées pour les qualifier comme : business proposal software, proposal generation software, proposal management software ou encore proposal manager.

Si la fonction première d’un proposal software est la gestion et l’édition de devis, ces logiciels intègrent généralement une large variété de fonctionnalités transverses visant à accompagner les différentes parties de l’accord commercial.

Édition 

Généralement sous forme de drag & drop, l’édition du devis vous permet d’intégrer rapidement une multitude de contenus modèles stockés dans des banques d’images & de texte adaptées au contact commercial.

Chaque versions des devis créés est automatiquement enregistré et partagé aux équipes afin de minimiser les retouches d’un client à un autre.

L’éditeur facilite aussi l’association de chartes graphiques, et effectue des liaisons facilitées entre les bases de données d’informations commerciales interne et le devis.

Partage

Afin d’éviter les allers-retours nécessaires à l’envoi, ainsi que l’enregistrement de fichiers en local, et pour faciliter la fluidité du suivi des documents, les proposals softwares intègrent des fonctions d’envoi dès la finalisation de l’édition.

Ces mails peuvent, eux aussi, être enregistré en tant que modèles, et réutilisés de façon automatisée.

Tracking

Puisque la valeur ajoutée concrète des proposals software n’est réelle que si les documents envoyés sont lus et signés.

Ceux-ci associent à l’envoi d’email des fonctions de tracking poussées, vous permettant de suivre et relancer le client en fonction de son comportement à la réception du document.

Cette fonction est fréquemment accompagnée de nombreux rapports statistiques de performance commerciale.

Signature

Toujours dans l’optique de limiter les frictions à la conclusions de propositions commerciales, les proposals softwares inclus des solutions de signature-électronique et de sécurisation de paiement.

Les proposals software sont de plus en plus populaires auprès des entreprises industrielles qui gèrent des projets et doivent rédiger des propositions fréquentes et détaillées.

Pour exploiter la puissance de ces logiciels de proposition, mieux vaut ne pas se contenter de les utiliser exclusivement pour la création de devis. Vous pouvez aussi y gérer vos lettres de bienvenue, contrats, bon de commande, factures et autre supports marketing.

Souvent disponible sous la forme d’un service cloud en Saas, ils gagnent à être lié à votre CRM pour libérer leur plein potentiel et améliorer votre connaissance client. Mais aussi à votre ERP afin de compléter vos propositions par les factures et références adéquates.

Voici une liste des 5 proposals software les plus utilisés à travers le monde :

• Proposify : Acteur émergent aux Etat-Unis, proposify se spécialise notamment auprès des entreprises du secteur de la santé, du nettoyage, de l’évènementiel.
• RFPIO : Spécialisé sur la réponse aux documents commerciaux et le taux de réponse client via intelligence artificielle, RFPIO se défini comme un « response software« .
• Venngage : Venngage organise son éditeur en fonction de différents objectifs, n’intègre pas de solution de tracking des documents, mais propose, lui, un service support disponible 24/24.
• Qwilr : Principal concurrenty de Proposify, Qwilr se définit comme un web proposal software. Leur offre business de se greffe au CRM d’Hubspot.

La principale qualité des proposals softwares réside dans leur flexibilité d’utilisation. Par oppositions aux outils Office, leur utilisation permet à toutes les équipes d’être en capacité de créer ou reprendre le travail déjà effectué en autonomie.

Toutes les équipes sont donc en capacité d’en devenir des utilisateurs actifs. Néanmoins, ils conviennent particulièrement aux équipes marketing, qui s’assurent de garder une communication corporate, et aux équipes commerciales, qui profitent de ses fonctionnalités pour accroitre leur connaissance client et leurs chances de convertir leurs prospects.